Os quatro ou cinco anos de aulas para obter um diploma podem parecer um longo caminho, logo nos primeiros dias na Universidade. Porém, quando você nota, já está na metade do curso! E aí começam as preparações para a formatura, que nada mais é do que um momento de passagem, para celebrar os esforços concluídos e os novos caminhos que estão por vir, no decorrer da vida profissional.
comissao de formatura
Para dar vida à grande festa, é necessário primeiro montar a comissão de formatura. Esse grupo de alunos voluntários terá diversas responsabilidades, como organizar as comemorações (local para a colação de grau e para a festa, convites, fornecedores, etc.), recolher e administrar o dinheiro dos alunos, promover festas e eventos para arrecadar fundos e cuidar de todo o planejamento. Também é a comissão de formatura que escolhe os oradores da turma, os paraninfos, o patrono e os professores homenageados.
As atividades devem ser organizadas de acordo com os interesses de todos os alunos que irão se graduar. Por isso, e para evitar alguns problemas que sempre aparecem em qualquer projeto que envolve muitas pessoas, dinheiro e interesses, é importante ter uma estrutura clara e um estatuto de regras e procedimentos bem definidos.
Quais os papéis e funções na comissão de formatura?
A escolha da comissão de formatura é um acontecimento com algumas questões burocráticas, que deve ser devidamente formalizado. O primeiro passo é eleger os membros que irão compor a comissão. O número de representantes e vices pode variar dependendo do tamanho da turma, mas a estrutura básica de uma comissão de formatura tem um presidente, vice-presidente, tesoureiros, secretários e um promotor de eventos.
O presidente é o responsável por assinar a maioria dos documentos, além de ser o administrador geral da formatura. Ele é responsável por convocar e presidir todas as reuniões e autorizar a realização de eventos para arrecadação de verba para a formatura. O vice-presidente substitui o presidente e também oferece suporte aos tesoureiros.
Os tesoureiros, geralmente dois, são responsáveis por toda a gestão financeira da festa de formatura. Eles fazem as cobranças, os pagamentos, definem os valores, assinam as notas e apresentam o balanço do caixa à comissão de formatura e aos formandos.
Os secretários, também geralmente duas pessoas, com possibilidade de vice em turmas muito grandes, registram todas as tomadas de decisão em atas, auxiliam na resolução de conflitos, mantem arquivo de documentos importantes e levam as demandas dos alunos para a comissão de formatura. Por fim, o promotor de eventos é responsável por organizar as festas, propor ideias para arrecadação de mais verba, buscar patrocínios e cuidar de todas as outras atividades nesse sentido.
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Como criar uma comissão de formatura?
Assim que os membros da comissão forem definidos, eles devem se reunir para elaborar o Estatuto. Este documento contém normas e regras que irão reger todas as atividades da comissão e dos formandos, e é essencial para que a comissão consiga se registrar como Pessoa Jurídica em um cartório.
A principal vantagem de criar uma pessoa jurídica é que a própria comissão responde pelos contratos e pagamentos, e não a pessoa física que está cuidando de uma determinada atividade. Mas, além disso, o Estatuto também é fundamental para resolver questões como cancelamentos, devoluções de dinheiro, resolução de litígios, entre outros fatores que precisam ser solucionados de forma equitativa para todos os formandos.
Apesar de a comissão de formatura ser responsável por diversas atividades, as decisões devem ser aprovadas por votos em assembleia, com a participação de todos os alunos que tiverem interesse, e devem ser registradas em ata.
A Comissão também deve decidir como vai fazer a gestão financeira dos recursos para a formatura. Pode-se optar por abrir uma conta no banco para a pessoa jurídica, e fazer a autogestão de todo o dinheiro, ou ainda terceirizar este serviço com uma empresa gestora do fundo da formatura. Neste segundo caso, os membros da comissão de formatura devem manter contato com a empresa e garantir que as informações dos formandos estejam sempre atualizadas.
No nosso site você pode encontrar o contato e informações de vários fornecedores de eventos.